Le but de cette série d’article est de vous montrer pourquoi vous devez contrôler vos finances et comment le faire en utilisant AlphaManager.
Si vous ne savez pas pourquoi vous devez contrôler vos finances, je vous invite à lire la première partie de cette série d’article : Pourquoi contrôler ses finances ?
Partie 2 (vous êtes ici) : Comment gérer ses finances avec AlphaManager
Avant toute chose, sachez que vous ne pouvez pas contrôler ce que vous ne pouvez pas mesurer. Donc avant de contrôler vos finances vous devez être capable de les mesurer. Et c’est à cela que sert AlphaManager.
Pour utiliser AlphaManager, vous devez maitrisez quelques notions de base et créer vos portefeuilles (nous verrons de quoi il s’agit dans les paragraphes suivants).
1. Les notions de bases
Voici d’abord quelques notions importantes à connaitre :
Les entrées d’argents ou revenus : C’est généralement votre salaire. Ça peut être également les intérêts produit par votre épargne, les revenus de la vente de quelque chose. Tout ce qui augmente l’argent que vous possédez.
Les sorties d’argent ou dépenses : Cela correspond à chaque opération ou vous perdez de l’argent. Des achats, des aides, des frais de compte etc.
Dans AlphaManager ces éléments sont accessibles via le menu latéral dans « Dépenses et revenus ».
Dans AlphaManager les portefeuilles sont accessibles via le menu latéral (à l’accueil, touchez l’icône en haut à gauche) dans « Vos portefeuilles ».
Les catégories : Chaque dépense ou entrée d’argent appartient à une catégorie. Par exemple votre loyer est une dépense qui appartient à la catégorie « Logement ». Ces catégories permettent d’organiser vos dépenses et revenus et d’en connaitre le but ou l’origine. Grace aux catégories vous saurez par exemple où va le plus gros de vos dépenses.
Dans AlphaManager les catégories sont accessibles via le menu latéral (à l’accueil, touchez l’icône en haut à gauche) dans « Catégories ».
AlphaManager vient avec plusieurs catégories créés par défaut. Vous pourrez en créer de nouvelles, faire des modifications etc. Pour chaque catégorie, vous pouvez associer une couleur et une icône (optionnel). Vous pouvez également associer un budget à une catégorie. Cela vous sera utilise pour définir vos budgets par catégorie.
2. Préparation de l’application : La création des « portefeuilles »
Un portefeuille : Un portefeuille est tout emplacement où vous gardez de l’argent. Cela peut être un compte bancaire, un endroit à la maison où vous gardez du liquide. Une « tontine » pour ceux qui vivent en Afrique. Une carte de crédit peut également être représenté par un portefeuille. Tout comme une carte prépayé ou un compte mobile money.
Remarque : une carte de débit c-à-d une carte qui vous permet de retirer de l’argent dans un compte n’est pas un portefeuille.
Remarque : Une carte de crédit doit être un portefeuille dont le solde initial est 0. Ainsi toute dépense fera passer son solde à un nombre inférieur à 0. Ce qui signifie que c’est de l’argent que vous devez. Si vous avez déjà un solde dans cette carte, vous pouvez enregistrer une dépense de ce montant.
Lors de l’installation, vous avez créé un « portefeuille ». Il représente l’argent que vous avez sur vous, d’où son nom « Portefeuille ».
Faites la liste de tous les endroits où vous gardez de l’argent. Vous obtiendrez une liste comme celle ci :
| Nom emplacement | Montant (la somme gardé la bas) |
| Compte épargne banque x | 150 000 |
| Compte courant banque x | 50 000 |
| Compte épargne banque y | 75 000 |
| Tontine XYZ | 25 000 |
| Mobile money ABC | 15 000 |
| Caisse maison 1 | 40 000 |
Recensez tous ces endroits et ensuite créez les dans AlphaManager dans le menu « Vos portefeuilles ». Lors de la création d’un portefeuille définissez directement son solde initial (Colonne montant ci-dessus) . Vous pouvez aussi définir le solde initial en enregistrant un entrée d’agent après avoir créé le portefeuille.
Voila, vous avez terminé et vous pouvez maintenant utiliser AlphaManager pour suivre vos dépenses.
3. L’utilisation de AlphaManager au quotidien
Votre activité quotidienne sera de noter dans l’application vos revenus et vos dépenses en veillant à les associer aux bonnes catégories et aux bons portefeuilles. Nous vous conseillons de noter vos dépenses au fur et à mesures qu’elles sont effectuées dans la journée. L’interface de AlphaManager vous permet de noter une dépenses en moins de 15 secondes. Vous pouvez attendre en fin de journée mais vous risquez d’en oublier ou alors avoir beaucoup à noter.
Vous trouverez peut être cela fastidieux au début mais très rapidement cela deviendra naturel et même un réflexe. Rapidement également votre cerveau apprendra à retenir les montants le temps que vous les enregistrez.
Pour enregistrer une dépense ou un revenu vous pouvez utiliser le bouton flottant rouge en bas à droite de l’accueil. Il vous permet d’ouvrir l’interface de saisie des opérations (dépense ou revenu). Vous pouvez également utiliser le menu latéral et prendre « Ajouter une dépense » ou « Ajouter une entrée d’argent »
4. A quoi servent les transferts
Les transferts d’argent servent à matérialiser le fait de prendre de l’argent dans un de vos portefeuilles et à le mettre dans un autre portefeuille.
Par exemple, quand vous retirez de l’argent dans votre compte bancaire, vous devez l’enregistrer dans AlphaManager comme un transfert d’argent de votre compte bancaire vers votre portefeuille (l’argent que vous avez sur vous).
AlphaManager utilise la catégorie « Transfert » pour cela. Ils ne sont pas considérés comme des dépenses. Ils apparaitront toujours dans la liste de vos opérations.
5. Identifier vos dépenses avec AlphaManager
Nous vous recommandons d’utiliser AlphaManager 3 mois au moins sans essayer de contrôler vos dépenses. Ainsi vous aurez un état réel de vos habitudes financières.
Vous pourrez ensuite facilement identifier vos catégories de dépenses. Pour cela il vous suffira de vous rendre dans « Evolution » dans le menu latéral et de prendre l’état « Dépenses par catégories ».
Ce graphe vous montre les catégories où vous dépensez le plus votre argent. Vous pouvez toucher une barre pour avoir plus de détails : le montant total, le nombre d’opération et un bouton vous permettant de voir toutes les opérations de cette catégorie.
Vous pouvez changer la période : aujourd’hui, cette semaine, ce mois, cette année et personnalisé qui vous permet de choisir vous même la période d’observation.
Vous pouvez également observer l’évolution des dépenses d’une catégorie sur plusieurs mois. Cela pour permettra de facilement déterminer le montant adéquat pour le budget.
Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans « Evolution » dans le menu latéral et de prendre l’état « Evolution des dépenses ».
Ce graphe vous montre l’évolution de vos dépenses sur une période. Vous pouvez choisir d’observer pour une catégorie et même pour un portefeuille.
Après avoir identifié vos plus grosses catégories de dépenses vous pouvez passer à la phase suivante : définir des budgets et essayer de les respecter.
Définir vos budgets
Avant de commencer, sachez que vos budgets doivent être atteignables et réalistes. Ne définissez pas un budget trop strict. Si vous avez utilisé AlphaManager au moins 3 mois, alors vous avez une idée du montant total de vos dépenses dans chaque catégorie.
Pour réduire vos dépenses dans une catégorie, commencez par définir un budget qui n’est pas trop en dessous de ce que vous dépensez habituellement.
Au fil des mois vous pourrez progressivement diminuer ce budget jusqu’à atteindre le montant approprié.
Rappelez vous que votre budget global devra être inférieur à vos revenus. Vous devez dégager au moins 15% à 20% pour votre épargne. L’idéal selon nous étant de pouvoir dégagez 50% de son revenu pour l’épargne.
Pour définir le budget d’une catégorie, Aller dans « Catégories » dans le menu latéral, chercher la catégorie (la loupe en haut à droite ou 3 points en haut à droite). Éditez la catégorie en touchant les 3 points à droite de la catégorie et en prenant modifier. Vous pouvez ensuite saisir le budget et choisir sa périodicité.
Suivre vos budgets
Pour suivre vos budgets, allez dans « Évolution » dans le menu latéral et prenez « Suivi des budgets ». Vous aurez ainsi un état qui présente l’évolution de chaque catégorie par rapport à son budget : la catégorie, le budget défini, le montant dépensé et le taux d’utilisation du budget. Un lien vous permet de voir toutes les opérations de cette catégorie.
Si vous ne souhaitez pas suivre un budget par catégorie mais plutôt sur les dépenses mensuelles globales, AlphaManager vous permet cela. Toujours dans évolution, allez dans « Suivi des budgets mensuels ». Vous pouvez définir un budget mensuel par mois et voir l’état des dépenses par rapport à ce budget. Le budget mensuel que vous définissez est automatiquement reconduit le mois suivant. Vous pouvez désactivez cela. Vous pouvez également changer le budget à tout moment.
Des que vous respecterez vos budgets, vous commencerez à dégager une épargne. Nous allons maintenant voir comment suivre l’évolution de votre épargne.
Suivre son épargne
Pour suivre efficacement votre épargne, vous devez avoir des portefeuilles dédiés uniquement à cela. C-à-d des portefeuilles qui contiennent uniquement votre épargne.
Vous devez ensuite indiquer à AlphaManager ces portefeuilles. Pour cela allez dans « Vos portefeuilles » dans le menu latéral, cherchez le portefeuille (la loupe en haut à droite ou 3 points en haut à droite). Sur le portefeuille touchez les 3 points à droite et prenez « Définir pour épargne ». Cela indiquera à AlphaManager que ce portefeuille contient votre épargne.
Vous devrez faire cela pour tous les portefeuilles qui contiennent votre épargne.
Pour voir l’évolution votre épargne, allez dans « Evolution » dans le menu latéral et prenez « Evolution de vos portefeuilles ». Choisissez la granularité qui vous convient et cochez sur « portefeuilles d’épargne uniquement ». Nous vous conseillons de choisir comme critères : l’année, mois par mois et tous les portefeuilles. Vous aurez une courbe qui vous montre l’évolution de votre épargne au courant de l’année.
En route vers l’indépendance financière
Maintenant que vous contrôlez vos finances et que vous avez dégagez de l’épargne, vous pouvez commencez à investir et travaillez à votre indépendance financière.